D.F.


Il settore dell’occhialeria rappresenta uno dei fiori all’occhiello del comparto industriale italiano. Secondo i dati dell’ultimo rapporto Anfao, l’Associazione Nazionale Fabbricanti Articoli Ottici, l’Italia a livello mondiale è seconda solo alla Cina in termini di valore delle esportazioni per quanto riguarda occhiali da sole e montature. Se invece si considera solo la quota relativa al prodotto di fascia alta le esportazioni italiane si piazzano al primo posto assoluto, con una quota a valore vicina al 70%.
Un settore che, dopo un 2019 di confortante crescita, deve fare i conti con delle previsioni decisamente poco incoraggianti per il 2020. Si stima, infatti, che l’impatto della pandemia mondiale sarà particolarmente forte sui numeri dell’export (-25% il calo previsto) e della produzione (-15%).

La qualità del prodotto made in Italy resta, però, indiscussa e deve gran parte del suo pregio a quel tessuto di aziende che fanno dell’eccellenza nella lavorazione della componentistica la loro specializzazione. Aziende come D.F. S.r.l. che da oltre 35 anni producono componenti per occhiali utilizzando macchinari ad alta precisione per diversi tipi di lavorazioni.

D.F., in particolare, si distingue nel panorama terzista dell’occhialeria italiana per aver puntato sul valore della digitalizzazione come fattore evolutivo determinante in un mercato sempre più competitivo. Processo di digitalizzazione iniziato più di 10 anni fa con l’implementazione del sistema gestionale ERP Cegeka Visual Space e proseguito con l’upgrade alla più recente versione del software Cegeka SPACEnet.

Dalla carta al digitale

“Nel 2008 non avevamo un gestionale – spiega Lara Franzoia, una dei titolari di D.F. –  quindi anche le schede di produzione, le distinte base ecc. erano tutte su schedari di carta. Così presi una decisione importante: implementare il nostro primo sistema gestionale. A quei tempi non avevamo la minima idea di cosa volesse dire avere un gestionale quindi facemmo un’accurata analisi di mercato, valutammo tutte le diverse proposte e alla fine scegliemmo Visual Space. Ciò che ci fece propendere verso la soluzione Cegeka fu la semplicità di utilizzo e l’elasticità del software. La concorrenza ci sembrò troppo rigida e i software erano comunque poco indicati per una realtà come la nostra. Nel tempo queste impressioni sono state confermate, il gestionale Cegeka è veramente semplice da usare e anche quando si sono presentati dei problemi siamo sempre riusciti a risolverli in breve tempo. Inoltre, il software includeva già tutte le funzionalità che ci servivano quindi siamo dovuti intervenire solo con piccole personalizzazioni ed anche in quei casi non abbiamo avuto problemi.”

Crescere con SPACEnet

Il successo del progetto, unitamente alla volontà di D.F. di proseguire nel proprio percorso di digitalizzazione tracciato negli anni, ha portato l’azienda veneta a scegliere di continuare ad evolvere il proprio sistema gestionale. Optare per SPACEnet, l’ultima e più avanzata versione dell’ERP Cegeka, è stata quindi una logica conseguenza.

Dalla produzione tecnica fino alla gestione amministrativa, D.F. ha scelto di affidarsi alla grande flessibilità di SPACEnet e alla sua copertura funzionale, in particolare dell’area produzione. Per avere sempre sotto controllo l’avanzamento della produzione e lo stato degli ordini, oltre che le disponibilità a magazzino, e poter ottimizzare le spedizioni e la gestione della merce in entrata.

“Il software negli anni è cresciuto tantissimo – prosegue Lara Franzoia – mi sono resa conto che in poco tempo sono stati fatti dei grandissimi salti in avanti. Ci sono tantissime nuove funzionalità, così tante che adesso possiamo fare cose che prima nemmeno immaginavo. Insisto con la parola elasticità perché anche nel caso di SPACEnet stiamo riscontrando questa qualità, il software continua a risultare intuitivo e facile da utilizzare, nonostante sia evidentemente più evoluto. Sono molto soddisfatta sia della parte amministrativa che di quella produttiva. La migrazione è ancora in corso ma da SPACEnet mi aspetto in particolare due cose. La prima è quella di avere una visione complessiva dell’azienda a sistema dal punto di vista della produttività, intesa come monitoraggio per un miglior servizio al cliente, quindi la possibilità di monitorare in tempo reale, rispondere al cliente in maniera puntuale rispetto alle tempistiche sulle merci ecc. Poi mi aspetto, come beneficio indiretto, una migliore collaborazione tra le persone. Il sistema richiede un lavoro congiunto dei reparti, ognuno col suo ruolo deve contribuire a far andare avanti il lavoro: il tecnico per la parte di distinte base e cicli, poi c’è l’operaio, il responsabile di produzione ecc. e se qualcuno non usa il programma come si deve vengono a mancare dei dati e l’intero processo ne risente.”

“La forza di SPACEnet sta nella sua flessibilità e in una interfaccia user-friendly che riduce sensibilmente la curva di apprendimento, così l’implementazione risulta rapida ed efficace”

Lara Franzoia, titolare di D.F

“Per me il primo passo fondamentale è che tutte le persone rilevino i dati correttamente. La qualità del dato è cruciale e con SPACEnet siamo finalmente in grado di avere dati sempre corretti.”

Oltre al supporto fornito dalle funzionalità di SPACEnet, Cegeka ha messo a disposizione di D.F. il proprio team di consulenti esperti, profondi conoscitori delle esigenze gestionali delle realtà del settore; in fase di avviamento e consolidamento del progetto risulta infatti indispensabile potersi affidare a persone che sappiano consigliare e guidare opportunamente il cliente sulla base dei suoi obiettivi.

“Ricordo benissimo il primo incontro con Cegeka – conclude la titolare di D.F. – ancora prima di entrare nel mondo digitale, ci fu reso tutto molto semplice, dalla formazione all’implementazione. Ricordo il passaggio dalla carta al digitale come un passaggio indolore. Nel tempo non abbiamo mai avuto molto bisogno dell’assistenza tecnica perché quello che avevamo impostato allora ha sempre funzionato. Nell’ultimo mese posso dire che la formazione e il passaggio di informazioni dal lato amministrativo è stato ottimo. Il team Cegeka si è dimostrato preciso, concreto, ci ha fatto provare l’intero ciclo di lavoro dell’amministrazione e tutto funziona a dovere. Per la parte produttiva posso solo dire che i tecnici Cegeka adesso sono molto propositivi e si sono calati bene nella nostra realtà, dando suggerimenti molto attinenti al nostro contesto, c’è una buona collaborazione e sono molto fiduciosa per il futuro.”

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Modulo Amministrazione e Finanza


L'area Amministrativa di SPACEnet si compone di moduli integrati fra loro la cui implementazione è strettamente connessa alle dimensioni e all’evoluzione organizzativa dell'azienda. La parte prettamente contabile dell’area, costantemente e tempestivamente aggiornata alle normative in vigore, offre una copertura funzionale adeguata alle richieste di una avanzata gestione contabile civilistica e fiscale.

Le peculiarità che caratterizzano l’Area sono:

  • Gestione del credito, analisi scadenziari, aging, estratti conto e lettere di sollecito differenziate, gestione Ri.Ba e Insoluti
  • Composizione Mandati di pagamento automatici per Bonifici, Rid, Effetti Passivi e integrazione con Remote Banking (secondo i tracciati CBI)
  • Analisi di Bilancio nelle varie tipologie (Scalare, Bilancio Generale, a Sezioni Contrapposte, alla Data, secondo la 4° direttiva ecc.) considerando anche la simulazione di eventi contabili (ratei e risconti – annuali e/o mensili, altri fatti di gestione simulati o extra-contabili)
  • Analisi del Bilancio Consolidato Civilistico in grado di effettuare l'individuazione e l'elisione delle diverse partite infragruppo

Il modulo si compone di:

  • Cespiti
  • Contabilità Analitica
  • Controllo di Gestione
  • Tesoreria
  • Cash Flow
  • Simulazioni Gestionali
  • Archiviazione Documentale
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Modulo Magazzino


Il modulo Magazzino è in grado di produrre la documentazione richiesta dalla legislazione fiscale e, soprattutto, venendo incontro alle naturali esigenze dell’organizzazione dell'impresa, di offrire le funzionalità adeguate per attuare la gestione fisica e logica delle scorte oltre al controllo operativo dei parametri quantitativi ed economici.

E’ possibile operare una suddivisione dei prodotti attribuendoli a categorie merceologiche, famiglie, gruppi, classi e sottoclassi, linee, modelli e stagionalità e definire le diverse unità di misura abilitate alla Vendita e/o all’Acquisto e/o alla gestione interna del prodotto in modo che sarà possibile interrogare/stampare i dati di disponibilità del Prodotto nelle diverse Unità di Misura, nonché effettuarne le valorizzazioni in una di esse.

Utilizzando il meccanismo della Scheda Tecnica è anche possibile ottenere la gestione degli Attributi/Varianti dei Prodotti in forma strutturata. Attraverso le Schede Tecniche di Stock, invece, è possibile gestire gli elementi, quali data di scadenza, colore, dimensioni (lunghezza/altezza), ecc., che distinguono i diversi lotti del prodotto.

L’applicativo, inoltre, consente una perfetta gestione della tracciabilità della merce attraverso la gestione dei codici lotto, ubicazione e proprietario del lotto stesso. In questo modo è possibile risalire da un particolare lotto di prodotto finito ai lotti delle materie prime utilizzate (e al fornitore che le ha approvvigionate) passando attraverso i vari semilavorati. Analogamente, dato un lotto di una materia prima , è possibile conoscere i clienti che hanno ricevuto il lotto di prodotto finito.

La funzione di interrogazione tracciabilità, consente di visualizzare le informazioni sia ad albero che in modalità griglia, con l’ulteriore possibilità di richiamare le eventuali Schede Tecniche di Stock o di Lavorazione relative.

La Procedura Matricole si propone di monitorare la gestione in Azienda e, successivamente, nel post-vendita di quei Prodotti - normalmente beni strumentali - per i quali sia richiesta una dettagliata tracciabilità individuale.

Il Modulo di Magazzino è, infine, completato da funzioni di Interrogazione Prodotti e Stock a video ricche di criteri di selezione e da una reportistica su Prodotti, Disponibilità, Movimenti, Stock, etc. molto sofisticata, nonché da funzionalità di Inventario e di Valorizzazione Scorte in grado di rispondere a tutte le esigenze fiscali e gestionali. Sono infine disponibili funzionalità avanzate per l’analisi ABC sui dati inventariali e per il calcolo degli indici e dei margini di Magazzino (rotazione, copertura, margine di contribuzione, ecc.) più utilizzati.

Il modulo si compone di:

  • Gestione schede tecniche
  • Gestione unità di misura alternative
  • Codificatore prodotti
  • Gestione matricole
  • Configuratore
  • Tracciabilità lotti
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Modulo Ciclo Passivo


Il Modulo Acquisti di SPACEnet gestisce l’intera sequenza di fasi attraverso le quali si sviluppa il rapporto commerciale dell’azienda con il fornitore:

  • Stipula di un Contratto di Fornitura;
  • Raccolta di Richieste di Approvvigionamento;
  • Ordine di Acquisto;
  • D.d.T. - Ricevimento Merce;
  • Registrazione automatica delle Fatture Fornitore;

Le procedure di registrazione dei ddt e delle fatture intendono offrire all’utente uno strumento in grado di controllare che le quantità in arrivo e i costi delle merci acquistate non si discostino in maniera ingiustificata da quelli previsti.

Le eventuali differenze tra i valori presenti in bolla e quelli esposti in fattura andranno a modificare, con movimenti di rettifica positiva o negativa, il magazzino che, altrimenti, conterrebbe informazioni incoerenti rispetto a quelle fornite dal conto di contabilità interessato.

La procedura di gestione delle Sources (Listini di Acquisto) ha l’obiettivo di fornire all'utente uno strumento completo ed immediato di controllo dei rapporti con i Fornitori. Con tale procedura risulta immediato il reperimento di tutte le informazioni relative al singolo prodotto, le relative informazioni sulle quotazioni più recenti, con il corredo delle informazioni specifiche quali tempo di consegna, codice prodotto del fornitore, unità di misura di acquisto e fattore di conversione , ecc..

L’esigenza di mantenere un adeguato livello di disponibilità dei Prodotti a Magazzino, espressa ad esempio dalla politica di gestione del Punto di Riordino o dal Piano di Produzione o da altre necessità estemporanee, sfocia in Richieste di Approvvigionamento del Prodotto stesso verso l'acquisto, la produzione, oppure la lavorazione esterna.

A tale scopo è presente la Procedura delle Richieste di Approvvigionamento, che si occupa di raccogliere e formalizzare le esigenze dei diversi reparti e di provvedere attraverso diversi passaggi alla loro evasione, previa approvazione da parte dell'ufficio competente. In altre parole, la specifica richiesta dovrà attraversare diversi livelli di autorizzazione prima della sua trasformazione in documento operativo (ordine a fornitore).

Il modulo si compone di:

  • Richieste di approvvigionamento
  • Contratti fornitori
  • Pianificazione e controllo acquisti
  • Controllo qualità
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Modulo Ciclo Attivo


Il Modulo Acquisti di SPACEnet gestisce l’intera sequenza di fasi attraverso le quali si sviluppa il rapporto commerciale dell’azienda con il fornitore:

  • Definizione delle politiche commerciali in termini di Prezzi, sconti e provvigioni;
  • Formulazione dell’Offerta / Stipula di un Contratto;
  • Ordine di Acquisto;
  • Ordine di Vendita;
  • D.d.T.-Spedizione della merce;
  • Fatturazione;

Le procedure di gestione Listini di Vendita, Sconti e Provvigioni, intervengono nell’ambito di tutte le fasi del Ciclo Attivo in maniera automatica e parametrizzabile dall’utente, garantendo da un lato la coerenza nell’applicazione delle politiche commerciali e dei piani provvigionali e dall’altro velocizzando le operazioni di Data Entry.

Per la verifica ed il controllo di ogni fase del flusso informativo è possibile avvalersi di una articolata reportistica in grado di soddisfare qualunque esigenza.

La procedura delle Statistiche integra queste funzionalità fornendo strumenti in grado di mostrare un quadro preciso e sintetico dei risultati commerciali dell’azienda. Le sue funzionalità intrinseche consentono la produzione di Reports e Grafici mirati in maniera semplice ed intuitiva.

Particolare attenzione è stata posta sulla possibilità di mantenere le scorte di magazzino il più vicino allo zero, garantendo la puntualità delle consegne dei clienti. La procedura di Legame Ordine Cliente / Ordine Fornitore realizza tale situazione nella sua interezza, coinvolgendo e condizionando il comportamento di tutte le funzionalità dei moduli delle Vendite e degli Acquisti di SPACEnet necessarie alla realizzazione di un acquisto a fronte di una vendita.

La Procedura della Logistica racchiude tutte le funzionalità tipiche della gestione delle spedizioni: preparazione delle Spedizioni, Packing List, Movimentazione del Magazzino ed Analisi delle Spedizioni.

Attraverso la Picking List è possibile ottenere le Liste di Prelievo del Magazzino ottimizzate e organizzate secondo diversi criteri e realizzare la mappa di prelievo dei materiali.

Il modulo si compone di:

  • Gestione agenti
  • Pianificazione e controllo vendite
  • Assistenza - riparazione
  • Assistenza - contratti di manutenzione
  • Gestione commesse
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Modulo Produzione


L'area Produzione di SPACEnet è stata sviluppata per provvedere a tutte le fasi di lavorazione tipiche di un processo produttivo. Obiettivo principale del modulo è di monitorare costantemente l'evoluzione delle attività del processo produttivo e di pianificare tutte le risorse necessarie alla produzione dei prodotti finiti.

L’Area fornisce importanti funzioni che permettono di simulare costantemente l'impatto che gli eventi (variabilità della domanda, riduzione dei tempi di consegna, …) hanno sulla pianificazione aziendale e di adeguare velocemente le scorte dei materiali e la disponibilità delle risorse produttive (reparti, macchine, uomini) in funzione delle richieste del mercato.

Le peculiarità che caratterizzano l’Area sono:

  • Gestione Distinta Base Multiversione
  • Gestione Varianti: Funzionalità che rende possibile la gestione di articoli che differiscono tra loro solo per determinate caratteristiche “Varianti” (colore, dimensioni, specifiche del cliente, manuali di istruzioni, …) tramite un solo codice prodotto
  • Gestione dei Reparti/Centri di Lavoro a Capacità Finita/Infinita, Interno/Esterno, gestione dei Cicli di Famiglia e delle Fasi alternative
  • Gestione degli Ordini di Lavoro: consente di mantenere sempre controllata la produzione interna dell’azienda
  • Gestione Produzione a Commesse: consente alle aziende che producono su specifiche del Cliente di tracciare i materiali espressamente richiesti, di controllare l’approvvigionamento di questi, verificare l’avanzamento dei diversi documenti emessi a fronte della Commessa generata e verificare i costi sostenuti per la produzione della realizzazione richiesta
  • Statistiche sulle produzioni effettuate per l’analisi dei tempi standard

FastMRP

La funzione FastMRP di SPACEnet permette all’Azienda di dotarsi di funzionalità di analisi e simulazione che aiutano a prendere decisioni, con l’obiettivo di ridurre i costi operativi e aumentare la capacità di risposta al mercato.

La funzione FastMRP permette di:

  • Eseguire pianificazioni istantanee delle vendite, della produzione e degli approvvigionamenti
  • Simulare l’impatto di una decisione produttiva sulle consegne e sui costi

A partire da budget, previsioni di vendita e ordini dei clienti, si possono calcolare in pochi secondi i fabbisogni dei materiali e delle risorse nelle unità di misura più appropriate (pezzi, volumi, pesi, ore uomo o macchina e valore economico).

La generazione degli ordini di produzione può avvenire anche in base ad esigenze di saturazione delle risorse disponibili, dei vincoli di capacità e dei materiali disponibili.

Grazie alle funzionalità di full pegging, si è inoltre in grado di individuare immediatamente le problematiche e le criticità di fattibilità dei piani produttivi e delle commesse e datare gli ordini clienti in modo affidabile.

Il modulo si compone di:

  • Pianificazione Produzione
  • Rilevazione Attività
  • Costi di Produzione
  • Conto Lavorazione Esterna
  • Schedulatore di Produzione
  • Configuratore di Prodotto
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Manutenzione Impianti


La soluzione fornisce strumenti efficaci per la definizione di piani di intervento manutentivi tempestivi e capillari, nel rispetto dell’ottimizzazione dei costi, della continuità di esercizio e dell’efficienza produttiva. Manutenzione Impianti è una procedura altamente flessibile, può essere utilizzata sia in modalità totalmente autonoma che integrata con altri moduli di SPACEnet.

Il modulo Manutenzione Impianti prevede una serie di funzionalità predisposte per la completa definizione degli impianti sia dal punto di vista strutturale che logico, consentendo di descrivere in maniera flessibile le caratteristiche tecniche e funzionali degli oggetti della manutenzione (impianti e ricambi).

Le peculiarità che caratterizzano l’Area sono:

  • Definizione grafica e dinamica della struttura impianto
  • Applicazione multi-impianto con funzioni di controllo centralizzate
  • Schedulazione interventi su ciclicità temporale, per eventi, allarmi, misuratori
  • Gestione ordini di manutenzione ordinaria e straordinaria
  • Piani di Manutenzione di budget e operativi
  • Integrazione con Applicazioni Gestionali preesistenti
  • Strumenti di analisi di performance e efficienza degli impianti e dei costi di manutenzione
  • Disponibilità di help in linea, ricco di esempi, di suggerimenti e documentazione